Entrepreneur débordé : 11 solutions concrètes

En tant qu’entrepreneur ou travailleur indépendant, il est très fréquent de se sentir débordé. Et pour cause, entre le développement commercial, l’administratif, les relations clients, la production de son service et les obligations personnelles, les tâches s’accumulent. 

Résultat, sans une organisation en béton et de bonnes méthodes de productivité, le stress pointe vite le bout de son nez. La sensation de manquer de temps, d’être écrasé sous le poids de ses missions et de stagner peut alors vous étreindre. 

C’est alors que débute le cycle infernal de la perte de confiance en soi et de la procrastination qui vous éloigne de vos objectifs. Les plus déterminés peuvent même être confrontés au burn-out et tomber littéralement malades. 

Heureusement, des solutions concrètes existent pour éviter d’être débordé quand on est à son compte ou chef d’entreprise. Dans cet article, je vous révèle les conseils et méthodes que j’ai moi-même mis en œuvre pour développer un business épanouissant au fil des 10 dernières années. Bonne lecture !

La charge mentale est le fait de devoir penser à tout ce qu’il y a à faire, par exemple : vous souvenir de relancer un client concernant une facture impayée, vous rappeler d’écrire à un prestataire pour obtenir un devis et ne pas oublier de répondre à la demande d’un client. 

Anticiper et mémoriser toutes ces tâches surcharge votre esprit, vous fatigue et renforce votre sentiment d’être débordé. Heureusement, une solution toute simple existe pour alléger votre charge mentale : faire une liste des choses que vous devez réaliser. 

Concrètement, dès que vous pensez à une tâche que vous devez accomplir, notez-là dans votre To Do List ou dans votre planning immédiatement. De cette manière, vous n’avez pas à faire d’efforts de mémorisation. Mieux, vous pouvez visualiser l’ensemble de vos missions et les organiser. 

Pour être efficace dans votre travail et éviter de vous sentir débordé, misez sur l’organisation plutôt que sur la motivation. La seconde peut en effet fluctuer, tandis que la première vous donne un cadre rassurant et vous permet de créer plus facilement une routine.

Avec un bon calendrier, vous ne procrastinez plus. Vous passez en mode pilote automatique : une tâche est inscrite dans votre planning, vous l’exécutez. Vous n’avez pas à vous poser de question, ce qui allège votre charge mentale. 

En pratique, pour bien planifier vos tâches, munissez vous d’un calendrier puis :

• Indiquez-y les grands temps de votre année professionnelle (livraisons, déclarations d’impôts, bilan comptable, promotions, etc.) ;

• Bloquez des créneaux chaque mois ou chaque semaine pour vos tâches récurrentes (prospection, comptabilité, création de contenu, emails, etc.) ;

Enfin, dès que de nouvelles tâches rejoignent votre To Do List, ajoutez-les à votre calendrier en veillant à les hiérarchiser pour effectuer les plus importantes et urgentes en premier.

En tant que dirigeant ou indépendant, toutes vos tâches n’ont pas le même impact sur votre activité. Certaines, comme la prospection, vous rapportent directement de l’argent ; d’autres, comme la tenue de votre comptabilité, sont indispensables à la survie de votre entreprise ; et d’autres enfin sont plus cosmétiques, comme le fait de redécorer votre espace de travail. 

Pour éviter de vous sentir débordé, pensez donc à prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Concrètement, accomplissez en premier les missions qui génèrent du chiffre d’affaires et qui ne peuvent pas attendre : livrer votre service avant sa deadline ou répondre à un prospect « chaud » par exemple. 

Les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée pour votre business peuvent quant à elles être réalisées dans un second temps. Si votre emploi du temps est trop chargé, elles peuvent même être supprimées de votre To Do List. 

Le syndrome de l’objet brillant est un attrait excessif pour la nouveauté. Il pousse beaucoup de CEO et freelances à sauter d’un projet à un autre pour saisir sans cesse une nouvelle opportunité, se détournant de leur objectif initial. 

Le « Shiny Object Syndrome » est une véritable plaie pour les entrepreneurs et auto-entrepreneurs. En effet, il les empêche de rester concentrés sur ce qui compte vraiment pour développer leur activité. 

Ils perdent du temps à tester différentes stratégies, outils ou formations. Et, à cause de cette dispersion, ils ne disposent plus des ressources en temps, en énergie, voire en argent pour dérouler leur stratégie et atteindre leurs objectifs business. 

Pour vaincre le syndrome de l’objet brillant :

• Commencez par prendre conscience de votre tendance à la dispersion ;

• Faites le point sur vos objectifs et mettez en place un plan d’action clair ;

• Tenez-vous à votre plan d’action, sans vous disperser à la première difficulté ;

• Faites-vous éventuellement accompagner par un mentor business pour garder le cap ;

• Fixez-vous des limites (nombre de projets simultanés, de contenus à lire, d’outils, etc.) ;

• Restreignez les tentations en filtrant les promotions et sources d’information ; 

• Laissez-vous un temps de réflexion avant de saisir une opportunité (outil, projet, etc.) ; 

• Avant de succomber à une nouveauté, demandez-vous si elle correspond à vos objectifs.

En tant qu’entrepreneur, vous êtes libre de gérer votre activité comme vous l’entendez. Mais, pour ne pas vous sentir débordé, vous devez aussi faire des choix et renoncer. Sans cela, vous risquez de gaspiller vos ressources en temps, en énergie et en argent et, finalement, de manquer vos objectifs. 

Dans le cadre de mon accompagnement personnalisé, j’aide des dirigeantes, chefs d’entreprise et freelance à identifier leurs objectifs business et à construire une stratégie de développement solide pour les atteindre efficacement, sans se disperser et sans se sentir dépassés.

L’avez-vous remarqué ? Votre niveau d’énergie et de concentration a tendance à varier en fonction du moment de la journée, de la semaine, voire de l’année. Le lundi matin vous êtes en pleine forme, prêt à vous focaliser des heures sur la rédaction d’un rapport compliqué, tandis que le vendredi après le déjeuner, vous êtes seulement bon à faire des factures. 

Comprendre la manière dont vous fonctionnez vous permet de gagner en productivité. Vous pouvez en effet planifier les tâches qui vous demandent le plus d’énergie et/ou de concentration aux moments où vous disposez de ces ressources. Inversement, vous pouvez programmer vos missions moins exigeantes sur vos créneaux de « faible performance ». 

Être votre propre patron vous permet de vous organiser comme vous le souhaitez. C’est une grande chance que n’ont pas nécessairement les salariés. Alors, profitez de ce privilège pour adapter votre emploi du temps à votre chronotype. Pourquoi pas, par exemple, travailler très tôt le matin et prendre vos après-midi ?

Le batching est une méthode d’organisation et de productivité consistant à réaliser son emploi du temps par lots (« batch ») de tâches similaires. Cette technique permet d’être plus efficace, car vous vous mettez en condition pour travailler une fois pour toutes. 

Vos logiciels sont ouverts, vos outils sont sortis, vous avez les informations en tête et vos réflexes sont exercés de sorte que vous pouvez abattre des besognes identiques en continu, sans avoir à vous y replonger à chaque fois. 

Concrètement, pour mettre en place le batching dans votre emploi du temps :
 

• Identifiez des tâches similaires que vous pouvez accomplir à la suite, par exemple traiter vos emails, faire de la prospection, échanger en visio avec vos clients, etc. ;

• Déterminez la durée que vous prend la réalisation de ces tâches, par exemple une heure par semaine pour votre administratif (facturation, devis, relances, comptabilité, etc.) ;

• Placez votre bloc de temps dans votre planning au moment où vous avez le plus d’énergie et/ou de concentration pour le type de tâche correspondant, par exemple 4 heures le premier mercredi du mois pour votre création de contenu.

Vous avez l’impression de toujours courir après le temps et de ne jamais atteindre vos objectifs dans le délai que vous vous étiez fixé ? Vous sous-estimez peut-être la durée nécessaire pour la réalisation de ces derniers. Conséquence : vous, vous voulez en faire trop et vous vous sentez débordé. 

Pour ne pas avoir la sensation de vous presser sans cesse et d’être en échec, donnez-vous des deadlines réalistes. De cette manière, vous pourrez bloquer suffisamment de temps pour chaque tâche dans votre emploi du temps et vous ne vous surchargerez pas de travail. 

Afin de vous fixer des échéances raisonnables, pendant une période, chronométrez et notez le temps que vous prend chaque tâche. Vous connaîtrez alors la durée réellement nécessaire pour l’effectuer et ce qui vous permettra de réserver des créneaux cohérents dans votre planning.

Le multitasking ou multitâches est le fait de réaliser plusieurs tâches à la fois, par exemple : répondre à ses emails et écouter un livre audio simultanément. Si elle semble très utile pour gagner du temps, cette pratique est en fait très fatigante et vous fait perdre en productivité. 

Et pour cause, votre cerveau n’est pas capable de traiter plusieurs informations complexes en parallèle. Vous passez de l’une à l’autre, devez engager plus d’efforts pour effectuer chacune d’elles, êtes moins efficace, risquez de commettre des erreurs et ressentez du stress.

Pour vous prémunir contre ces effets délétères, vous devez donc renoncer au multitasking. Dans cette perspective :

• Suivez votre planning en respectant bien les blocs de temps que vous vous êtes fixés pour chaque type de tâche ;

• Coupez les notifications de votre téléphone et de votre ordinateur pour ne pas être dérangé et déconcentré lorsque vous vous consacrez à une tâche ; 

Si vous avez tendance à consulter vos réseaux sociaux ou vos mails de manière compulsive, utilisez un outil comme Cold Turkey pour bloquer temporairement vos applications.

Le mythe de l’entrepreneur machine, qui ne prend jamais de pause ou de jour de congé, a la peau dure. Pourtant, pour rester performant sur la durée et développer un business épanouissant, il est absolument nécessaire de se reposer pour reconstituer vos forces. 

Pendant longtemps, j’ai moi-même travaillé tous les soirs et tous les week-ends. Conséquence : ma productivité était en berne, mon moral au raz des pâquerettes et je n’avais plus suffisamment de recul pour prendre les bonnes décisions pour mon entreprise. 

Après avoir frôlé le burn-out, j’ai décidé de prendre davantage soin de ma santé physique et mentale. Je prends le temps pour faire une vraie pause déjeuner, je marche au moins 30 minutes par jour, je m’impose une séance de sport quotidienne qui marque la fin de ma journée de travail, je me déconnecte le week-end et je prends même de vraies vacances de temps en temps ! 

Cette nouvelle hygiène de vie m’aide à être plus productif sur mes horaires de travail, plus zen, plus disponible pour mes clients et plus clairvoyant dans la conduite de mon activité. Je ne peux donc que vous recommander d’adopter, vous aussi, une routine « santé » qui protège votre santé physique et mentale. 

Là encore, pas de secret, tout réside dans l’organisation. Prévoyez des plages de temps dédiées au sport, aux relations sociales, aux vacances ou encore au sommeil (bien sûr !) dans votre emploi du temps et forcez-vous à les respecter la plupart du temps.

De nombreux entrepreneurs et indépendants se sentent débordés parce que leur chiffre d’affaires est directement corrélé à leur temps de travail. Résultat, ils travaillent et remplissent leur emploi du temps au maximum pour gagner plus d’argent. 

Cette stratégie s’entend, mais elle ne permet pas de construire un business épanouissant et durable. En effet, au bout d’un moment, vous ne parvenez plus à tenir la cadence et votre activité semble s’écrouler comme un château de cartes. 

La bonne nouvelle ? Il existe des modèles de business qui vous permettent de générer plus de bénéfices sans augmenter votre quantité de travail. Vous pouvez par exemple :

• Mettre en place un service productisé, avec une production standardisée ;

• Pratiquer le « value based pricing », c’est-à-dire facturer vos services en fonction de la valeur que vous apportez à vos clients (économies ou gains financiers) ;

• Proposer une offre haut de gamme que vous facturerez à un prix premium.
   

💫 Dans le cadre de mon accompagnement personnalisé, j’aide les entrepreneures, entrepreneurs et freelances à concevoir et adopter un business model durable et épanouissant. J’ai par exemple guidé Matthieu dans la construction de son service productisé. Aujourd’hui, ce développeur web gagne bien sa vie, peut prendre des vacances et a même le temps de se consacrer à des projets parallèles. Un vrai succès !

La dernière solution concrète que je vous propose d’appliquer pour ne plus être débordé en tant qu’entrepreneur ou indépendant est la méthode O.A.D : optimisation, automatisation, délégation. Il s’agit de :
 

1. Optimiser vos missions en misant par exemple sur la hiérarchisation, la planification en fonction de votre énergie et le batching pour gagner en efficacité ;

2. Automatiser les tâches qui peuvent l’être, par exemple en utilisant un outil comme iann pour rédiger des messages de prospection LinkedIn personnalisés à votre place ; 

3. Déléguer les tâches que vous ne pouvez pas automatiser et sur lesquelles vous n’avez pas de valeur ajoutée, par exemple votre support client.
 

Cette méthode vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et de consacrer votre temps aux missions qui requièrent réellement votre expertise. 

Personnellement, je collabore entre autres avec une super assistante virtuelle qui s’occupe de mon service après vente, avec une excellente correctrice qui corrige mes newsletters quotidiennes et avec une rédactrice d’exception (qui écrit cet article). 

Grâce à ces prestataires, je peux me concentrer sur ce que je fais le mieux : conseiller mes clients dirigeants, indépendants et entreprises sur leur stratégie marketing. 

Être entrepreneur ou freelance c’est être le moteur d’un projet et son chef d’orchestre. Pourtant, en tant que dirigeant ou indépendant, vous n’êtes pas condamné à vous sentir perpétuellement débordé. De nombreux outils, méthodes de travail et prestataires peuvent vous faciliter la tâche et vous éviter de vous sentir débordés. Il ne faut donc pas hésiter à les solliciter. 

La clé pour développer une activité durable et épanouissante ne réside cependant pas dans l’organisation, la productivité personnelle, la délégation ou l’automatisation. L’essentiel pour construire un business solide avec lequel vous êtes aligné est d’avoir un bon plan d’action, et de vous tenir à cette ligne directrice. 

👉 Vous avez l’impression de gaspiller votre énergie et de partir dans tous les sens ? Je vous aide à concevoir et mettre en place un business rentable, au service de votre vie. Cliquez ici pour découvrir mon accompagnement personnalisé. À bientôt !