Comment déléguer efficacement du travail à un assistant virtuel ?

Salut à toi et bienvenue !

J’espère que tu vas bien. Aujourd’hui, je voudrais t’expliquer comment déléguer efficacement du travail à un assistant virtuel. Cela va t’intéresser si tu es entrepreneur, si tu es indépendant, parce que dans ton quotidien d’indépendant, tu as forcément énormément de choses à faire, des choses plus ou moins rébarbatives. Et un assistant virtuel peut t’être d’une grande aide.

C'est quoi un assistant virtuel ?

Alors, c’est quoi un assistant virtuel ? C’est très simple, c’est un prestataire indépendant ou pas. Il y en a qui travaille pour des sociétés qui habitent dans ton pays ou ailleurs. Souvent, les assistants virtuels sont dans des pays émergeants et qui t’aident dans des tâches précises, souvent administratives, liées à la gestion de clients, à la prospection, etc. Toutes ces tâches-là, tu n’as pas forcément le temps de les faire et pourtant, elles sont essentielles. Donc, un assistant virtuel peut grandement t’aider.

 

Les avantages, ils sont nombreux. Déjà, réduire ton temps de travail, cela va de soi. Moi, c’est comme cela que je fais énormément de choses au quotidien, tu vois. J’envoie un email par jour. J’envoie, enfin, je publie beaucoup de podcasts chaque semaine. Je crée beaucoup de formations. Bref, j’ai tout un tas de choses à faire dans mon quotidien et je ne pourrais jamais tout accomplir sans assistant virtuel, sans mon équipe d’assistants virtuels. Vraiment ça, je m’en rends compte avec le temps. Je n’ai pas forcément fait appel à une équipe tout de suite, mais c’est arrivé – je vais y revenir dans quelques instants.

 

Donc, cela te permet de réduire ton temps de travail et cela te permet aussi de mettre ton focus, de te concentrer sur des plus grandes forces. Tu vois, aujourd’hui, tu n’es peut-être pas doué dans certaines tâches. Pourquoi est-ce que tu les ferais ? Tu es sans doute doué dans un domaine précis, sur quelque chose de particulier, donc, il faut que tu te concentres là-dessus. Et c’est notamment sur cette chose qui va te rapporter le plus dans ton business. Il y a plein de choses qu’on a à faire au quotidien qui sont essentielles, mais qui ne sont pas les tâches qui ont le plus d’impact sur notre chiffre d’affaires. Donc, il vaut mieux le délégué à un assistant virtuel.

 

Et tu vois, il y a un truc qui est assez magique quand tu as un assistant virtuel, quand tu as une équipe, c’est que tu peux rester productif même en vacances. C’est-à-dire que tu peux continuer à abattre certaines tâches sans être forcément pleinement dans ton business, pleinement la tête dans ton business. Et ça, c’est extrêmement agréable de se dire que le business tourne parce qu’il y a des gens derrière qui s’en occupent, qui t’aident à cela. Évidemment, ces personnes-là sont payées en fonction de chaque tâche.

 

Les avantages sont nombreux, mais il y a beaucoup de personnes qui ont du mal à bien déléguer leur travail à des assistants virtuels, c’est-à-dire que si tu délègues mal, cela peut te faire perdre plus de temps qu’autre chose. Moi, j’ai perdu beaucoup de temps à mes débuts quand j’ai voulu déléguer du travail, tu vois. J’ai appris au fur et à mesure et maintenant, je suis extrêmement carré et il y a tout un process que je suis. Et c’est ce que je voulais partager aujourd’hui avec toi.

 

Comment bien déléguer ?

Alors, déjà, avant de déléguer quoi que ce soit, je pense qu’il est important de, d’abord, tout faire soi-même. Il faut que tu connaisses ton process par cœur avant de chercher à déléguer quoi que ce soit. Si par exemple – je ne sais pas – tu te dis : « Bon bah, voilà, il faut que je délègue ma prospection ». Si tu ne connais pas le process le plus efficace pour attirer des clients, pour générer des clients, tu ne vas pas juste dire à un assistant virtuel : « Trouve-moi des clients sur LinkedIn ou par email, etc. ». Parce que souvent, les assistants virtuels, il faut que tu leur donnes des conseils, des indications très précises, des consignes très précises. Sinon, il faut que tu fasses appel à un consultant. C’est un autre métier. Mais un assistant virtuel, ce qu’il fait, c’est qu’il exécute des tâches très précises. Donc, tu as intérêt, toi, à avoir une bonne vision par rapport aux choses qui sont à faire. Quoi de mieux que de faire soi-même ses différentes tâches avant de déléguer ? Donc, connais ton process par cœur, ne délègue pas avant vraiment de t’être immergé et de connaître chacune des étapes par cœur.

 

La deuxième chose que je voulais te dire, un deuxième conseil, c’est d’automatiser d’abord un maximum avant de déléguer quoi que ce soit. Moi, j’ai une méthodologie assez simple par rapport à cela. Donc, je fais les choses, voilà, tout est manuel. Ensuite, j’automatise ce qui peut être automatisé. Il y a plein de choses vraiment qui peuvent être automatisées. Tu n’as pas besoin d’un assistant virtuel pour absolument tout. Il y a des choses qui peuvent être exécutées par un logiciel, par Zapier notamment, qui est un site pour automatiser tout un tas de choses. Automatise ce que tu veux parce que derrière, cela va faciliter le travail de l’espace virtuel. Cela va te permettre notamment d’avoir plus de tâches exécutées pour un tarif moindre. Tu vois, moi, si je n’avais pas exécuté, automatisé tout un tas de choses avant de déléguer à mes assistants virtuels, pour le coup, cela me coûterait beaucoup plus cher. Mais là, j’ai automatisé tout ce qu’il fallai et ils utilisent eux-mêmes du coup des outils d’automatisation que je leur ai recommandé. Donc, fais les choses toi, automatise ensuite un maximum de choses, fouille les différents logiciels qui existent, fouille sur Zapier, sur IFTTT, partout où tu peux et ensuite délègue le travail à des assistants virtuels.

 

Mais d’abord, le troisième étape pour moi, met le process au clair, écris-le. Il faut que tu écrives ton process. Donc, mets la main à la pâte. Tu automatises et tu écris le process. Il faut être vraiment très directif. Etape une, fais ceci. Eétape deux, fais cela. Alors, cela peut paraître un peu bizarre au début, moi, je n’étais pas forcément très à l’aise par rapport à cela, mais dis-toi que cela fait gagner énormément de temps. Comme ça, la personne derrière qui va t’aider, qui va t’accompagner, n’aura pas forcément énormément de questions à te poser. Il y en a toujours – je vais y revenir dans quelques instants – mais elle ne sera pas perdu.

 

Donc, plus tu es clair, précis dans ton texte, mieux c’est. Et vraiment, écris chacune des étapes. Même si certaines choses parfois te paraissent évidentes, il vaut mieux que tu les écrives parce que cela n’est pas forcément évident pour l’autre personne. Et cela vaut d’ailleurs pour tous les types de délégation, pas seulement pour les assistants virtuels. Donc, met ton process au clair, écris le. Moi, au début, j’écrivais cela notamment sur un outil qui s’appelle Evernote, que je partageais, je partageais une note avec l’assistant virtuel. Tu peux faire cela où tu veux, mais partage des notes et ces différentes consignes.

 

Ensuite, l’autre étape à faire une fois que tu as écrit cela, pour moi, c’est important d’avoir une trace écrite sur laquelle la personne peut se référer, à laquelle elle peut se référer. Et ensuite, documente le process en filmant notamment ton écran. La majorité des tâches que tu vas déléguer à un assistant virtuel sont exécutées sur un ordinateur. Donc, il faut – et cela va te faire gagner énormément de temps – documenter ton process en filmant. Tu vois, il s’agit d’utiliser un outil du style Screenflow, S-C-R-E-E-N-F-L-O-W, si tu es sur Mac ou tu en as d’autres si tu es sur Windows, je ne pourrais pas te dire là pour l’instant, mais tu en as tout un tas. Voilà, utilise simplement un logiciel pour filmer ton écran et tu montres étape par étape. Tu as ta version écrite et ensuite tu as la version vidéo.

 

Alors, il y en a qui se limitent à la version vidéo, mais dis-toi qu’au début, c’est quand même pas mal de voir les choses en vidéo, mais après, l’assistant – une fois qu’il connaît bien le process – il a peut-être juste un doute sur un point, et c’est mieux dans ce cas de se reporter à une version écrite. Donc, documente ton process un maximum et ensuite, une fois que tu as fait tout cela, tu vois qu’à ce stade-là, tu n’as toujours pas d’assistants virtuels, tu n’as toujours personne pour déléguer ton travail et c’est là que tu vas te pencher sur la question. Prends le temps de trouver la perle rare. C’est important parce qu’il y a énormément d’assistants virtuels. Il y a énormément de gens qui sont prêts à t’aider, mais il y a énormément de gens qui ne sont pas forcément compétents. Il y a absolument de tout. C’est comme, tu vois, pour des freelances en community management et tout, c’est exactement la même chose. C’est compliqué parfois de trouver la perle rare. Donc, moi, je t’invite à prendre ton temps et du coup, ne fais pas cela dans l’urgence. Tu vois, si tu as besoin de quelqu’un demain, c’est déjà une mauvaise idée. Et tu vois, il vaut mieux prendre son temps et anticiper les choses. Si tu penses que ton activité va grossir et que tu ne pourras plus tout gérer toi, prends-y-toi à l’avance.

Trouver le bon assistant virtuel

Première chose, teste plusieurs personnes. Alors, moi, au début, je n’étais pas forcément chaud. Je me disais : « Mais je ne vais pas payer plusieurs personnes pour faire ces différentes tâches-là », parce qu’il y en aura qu’un à la fin qui sera « choisi », mais cela te permet de vérifier notamment que ces personnes sont précises, qu’elles lisent bien toutes les consignes, etc. Moi, une astuce que je peux te donner, c’est notamment à la fin de ta consigne par exemple – je vais y revenir dans quelques instants – mais si tu postes une annonce sur Internet, peu importe le site, et que tu te dis en gros qu’est-ce que tu veux comme type de profil, etc., à la fin de ton annonce, tu postes un truc du style, écrivez banane au début de la publication, au début de votre réponse, ou pêche, ou bref, peu importe. Moi, je mets souvent un nom de fruit. Je dis à la fin : « Ecrivez tel mot ou tel nom de fruits et ou tel truc au début de votre réponse ».

 

Et qu’est-ce que cela permet ? Simplement de voir que la personne a lu toutes les consignes, qu’elle est allée jusqu’au bout. Et tu verras qu’en faisant cela, tu vas déjà éliminer 90 % des personnes qui vont répondre à ton annonce. Tu as énormément de touristes en fait, de gens qui veulent du travail, mais qui ne sont pas très sérieux, pas très précis. Et du coup, c’est bien parce que cela te facilite la tâche, toi, quand tu dois choisir derrière une personne. Donc, cela c’est une petite astuce.

 

Ensuite, une fois que tu as testé plusieurs personnes, déjà, essaye de les avoir sur Skype. Fais des appels Skype avec ces personnes-là. C’est quand même bien plus agréable et c’est quand même plus humain de faire cela plutôt que de se contenter d’une annonce sur Internet. Et une fois donc que tu as trouvé ta personne – j’allais dire ton assistant virtuel – la personne qui te plait le plus, qui semble la plus compétente et qui est la plus intéressante, etc. pour ton business, partage d’abord ta grande vision. Il y a beaucoup d’entrepreneurs qui prennent les assistants virtuels juste pour des exécutants, pour des robots. Ce n’est pas le cas. L’idée, c’est de partager quand même ta grande vision. Ce sont des personnes qui font partie de ton équipe maintenant. Il faut les voir comme des membres de ton équipe. Ce ne sont pas juste des exécutants. Personne n’a envie de juste faire une liste de tâches. C’est important que tu communiques avec eux sur tes objectifs,  ta grande vision disons, pour que derrière ils soient notamment motivés par leur travail. Parce que sinon, tu verras que les gens vont fuir si tu leur dis juste faites ceci, cela, ceci, cela. Pour le coup, ils ne vont pas rester bien longtemps, surtout si ce sont des tâches pas très fun.

 

Donc, partage avec ton assistant virtuel ta grande vision. Ensuite, sois précis dans tes consignes. Donc tu partages évidemment avec la personne ton process écrit comme tu l’as fait si tu as suivi mes différentes indications et ta vidéo, ta documentation du process, c’est à ce moment-là que tu partages tout cela. Et au début, moi, je t’invite à faire des points réguliers, tu vois. Donc, tu donnes le travail à faire. Donc, tu as partagé ta vision. Tu as donné les différentes consignes et les différents formats.

 

Ensuite, fait des points réguliers pour voir si tout fonctionne. Il faut un petit peu que tu sois sur le dos de l’assistant virtuel parce qu’il peut y avoir des bugs. Il peut y avoir des soucis. Il peut y avoir… et donc, il faut être extrêmement disponible pour corriger le tir si c’est nécessaire. Et après évidemment, tu ne seras pas sur le dos de la personne tout le temps. Cela tournera tout seul, mais au début, il faut quand même que tu sois un petit peu derrière pour voir si la personne a des questions à te poser, si elle n’est pas très à l’aise avec tel logiciel, si elle ne sait pas quel outil utiliser. Bref, sois vraiment… au début, il faut que tu investisses du temps, mais c’est du temps derrière qui est gagné, qui est vraiment rentabilisé. Tu verras.

 

Donc, fais des points réguliers et ensuite, c’est parti. Tu vois, la personne, elle peut travailler et faire les différentes tâches au quotidien que tu lui as demandé de faire, mais c’est important de faire des bilans. Tu vois, moi, par exemple, il n’y a pas très longtemps j’ai regardé le temps qui était pris par les assistants virtuels sur une tâche précise et j’ai trouvé cela extrêmement long. C’est-à-dire que moi, il y a une tâche, si je le fais-moi, cela prend 10 minutes. Et là, je voyais que c’était noté 30 ou 40 minutes. C’est beaucoup trop. Du coup, ce sont des choses que tu peux voir, tu vois, au fur et à mesure. Donc, je t’invite à te pencher là-dessus, à regarder ce qui bloque. Pourquoi est-ce que ton assistant virtuel fait des erreurs ? Pourquoi est-ce qu’il prend autant de temps ? Et cela va te permettre simplement derrière de corriger tout cela. Donc, c’est important de faire des bilans réguliers et pas juste de laisser la personne dans son coin et lui dire : « Bon bah, ouais c’est super ». Cela tourne tout seul, il faut se faire des bilans, alors, soit à la fin de chaque mois, soit tous les deux mois, soit tous les trois mois. Tu es libre de faire ce que tu veux par rapport à cela, mais je pense que c’est essentiel.

 

Donc, tu vois, tu as différentes étapes extrêmement claires, mais si tu ne suis pas tout ça, tu vas voir qu’à un moment, cela va bloquer et tu vas perdre du temps. Et notamment au niveau des outils, donne tous les outils que tu utilises. Il faut que tu donnes accès aux outils que tu utilises, tu as plein de logiciels qui permettent cela et qui permettent de partager tes identifiants de manière secrète sans leurs donner, etc. Mais voilà, là tu as toutes les différentes étapes à suivre.

 

Et maintenant, tu te demandes peut-être où en trouver d’ailleurs, ce n’est pas forcément le sujet de ce contenu, mais tu te demandes peut-être où trouver un bon assistant virtuel. Encore une fois, il faut tester les personnes. C’est comme pour tout, comme une période d’essai, pour quelqu’un qui veut un CDI ou quoi. Il est souvent testé, c’est exactement la même chose pour un assistant virtuel. Tu peux aller sur des sites comme Upwork. Je ne parle pas de Malt, l’ancien nom, c’est Hopwork : HOPWORK, je te dis Upwork : UPWORK. C’est cela.

 

C’est sur ce site que tu dois aller. Pourquoi ? C’est simplement parce qu’il y a beaucoup de gens qui sont dans des pays émergeants qui sont intéressés par des boulots d’assistant virtuel sur Upwork, donc l’équivalent de Malt : MALT. C’est le site de freelancing que je n’apprécie pas du tout. Ce sont plutôt des gens qui se font payer 300 euros par jour pour des tâches extrêmement qualifiées. Bref, je ne vais pas rentrer dans ce sujet aujourd’hui, mais du coup, va sur Upwork : UPWORK, ou alors tape tout simplement « assistant virtuel » sur Google et il y a plein de sites par rapport à cela. Il y a plein de boites d’assistants virtuels, tu en as à Madagascar, tu en as à l’Ile Maurice, tu en as dans plein de pays différents. Si tu parles anglais, si  ton business est en anglais notamment, tu en a beaucoup en Asie du Sud-Est, bref dans des pays émergeants. Et pour le coup, à toi de fouiller un petit peu. Ce n’est pas forcément évident. Moi, j’ai la mienne, mais je ne vais pas forcément te la recommander parce qu’elle n’est pas forcément adaptée à ton cas. Essaye de trouver la perle rare. Et c’est comme cela derrière que tu abattras énormément de travail tout en restant indépendant ou avec une équipe réduite. Voilà un petit peu ce que je voulais te dire aujourd’hui.